Datenschutzinformationen - HKSoftware

Verantwortlicher:

HKSoftware - Hubert Kopold (Einzelunternehmen)

Hubert Kopold

Rosenstraße 105

86633 Neuburg a.d. Donau

Deutschland

Tel. 08431 / 430350

Email: datenschutz@hksoftware.de

a) Vertrags- und Bestelldaten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen einer Bestellung, einer Anfrage oder eines bestehenden Vertragsverhältnisses übermitteln. Dazu gehören insbesondere:

•    Name des Kunden bzw. Sachbearbeiters / Kontaktperson
• Anschrift
• Kontaktdaten (Telefonnummer, E‑Mail-Adresse)
• Daten zum Vertragsverhältnis (Kundennummer, Kundenart/-kategorie)
• Kontakthistorie und Korrespondenz
• Log‑in‑ und Protokolldaten (z. B. bei Nutzung unseres Fernwartungstools Fastviewer, inkl. IP‑Adresse)

Zur Abwicklung von Bestellungen verarbeiten wir außerdem:

• Zahlungskonditionen
• Rechnungs‑ und Lieferadresse
• Zahlart
• Bankverbindungsdaten

Diese Daten benötigen wir, um Ihre Bestellung zu bearbeiten, die Zahlung abzuwickeln und die bestellten Produkte bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen).

Zahlungs- und Buchhaltungsdaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO 10 Jahre gespeichert.

Lizenzierung unserer Software CashPro

Für die Aktivierung und Lizenzierung unserer Software CashPro benötigen wir folgende technische Informationen:

• PC‑Name
• Benutzername des aktuellen Windows‑Kontos
• Hardware‑ID des Rechners

Diese Daten werden zur Generierung eines Lizenzschlüssels auf unserem Webserver verarbeitet. Die Übertragung erfolgt erst mit Installation und Inbetriebnahme des Softwareprodukts, nicht bereits beim Download.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Lizenzdaten werden auf einem Server in Deutschland gespeichert.

b) Erfassung von Log‑Daten

Beim Besuch unserer Internetseiten werden automatisch bestimmte Daten durch unseren Server erfasst und in sogenannten Logfiles gespeichert. Dazu gehören:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer‑URL
• aufgerufene Seiten
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• IP‑Adresse
• Internet‑Service‑Provider des zugreifenden Systems

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website korrekt auszuliefern, die Stabilität und Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten und mögliche Angriffe erkennen und abwehren zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und störungsfreien Bereitstellung der Website).

Die IP‑Adresse wird aus Sicherheitsgründen maximal 7 Tage gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

c) Cookies und Einwilligung

Unsere Internetseiten verwenden Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir setzen sowohl technisch notwendige Cookies als auch – nach Ihrer Einwilligung – Cookies für Statistik‑ und Analysezwecke ein.

Technisch notwendige Cookies dienen der Bereitstellung grundlegender Funktionen der Website und werden ohne Einwilligung gesetzt. Statistik‑ und Analyse‑Cookies werden ausschließlich nach Ihrer Einwilligung über unseren Cookie‑Banner gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Cookie‑Banner widerrufen oder anpassen.

Google Analytics 4

Wir verwenden Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Google Analytics 4 setzt Cookies ein, sofern Sie im Cookie‑Banner zugestimmt haben.

Google Analytics 4 erfasst unter anderem folgende Daten:

• aufgerufene Seiten
• Nutzungsverhalten (z. B. Klicks, Scroll‑Tiefe)
• Browser‑ und Geräteinformationen
• Referrer‑URL
• ungefähre Standortdaten
• technische Ereignisse (Events)

Google verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag, um die Nutzung unserer Website auszuwerten und Berichte über die Websiteaktivitäten zu erstellen.

Google anonymisiert die IP‑Adresse automatisch, bevor sie gespeichert oder verarbeitet wird. Eine personenbezogene Zuordnung ist dadurch nicht mehr möglich.

Die Daten können in die USA übertragen werden. Google stützt diese Übermittlung auf die EU‑Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission.

Die Speicherdauer der Analytics‑Daten beträgt je nach Einstellung 2 bis 14 Monate.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Cookie‑Banner widerrufen.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

d) Support‑ und Ticketsystem

Wenn Sie eine Supportanfrage über unser Ticketsystem stellen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Dazu gehören:

• Name
• E‑Mail‑Adresse
• Inhalt Ihrer Supportanfrage (Freitext)
• freiwillig übermittelte Dateien/Anhänge (Uploads)

Sofern Sie Dateien übermitteln (z. B. Logdateien, Screenshots, Konfigurationsdateien), werden diese ausschließlich zur Analyse Ihres technischen Problems und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet.

Bitte laden Sie keine Dateien hoch, die personenbezogene oder sensible Daten enthalten, insbesondere keine Gesundheitsdaten, Bankdaten, Ausweisdokumente, Kundendaten, Steuerdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO. Falls solche Daten für die Bearbeitung zwingend erforderlich sind, schwärzen Sie diese bitte vor dem Upload.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kundenkommunikation).

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für geschäftliche Korrespondenz) bleiben unberührt.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer wenn dies zur Erfüllung des Supportvorgangs technisch notwendig ist (z. B. Hosting‑Dienstleister) oder gesetzliche Vorgaben dies verlangen.

e) Zahlungsarten:

PayPal

In unserem Online‑Shop bieten wir die Zahlungsart PayPal an. Anbieter ist die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22‑24 Boulevard Royal, L‑2449 Luxembourg.

Wenn Sie PayPal als Zahlungsmethode auswählen, werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (z. B. Name, E‑Mail‑Adresse, Rechnungsbetrag, Zahlungsinformationen) an PayPal übermittelt. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

PayPal kann zur Identitäts‑ und Bonitätsprüfung Daten an Wirtschaftsauskunfteien übermitteln. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von PayPal.

PayPal kann Daten an verbundene Unternehmen oder Dienstleister weitergeben, soweit dies zur Zahlungsabwicklung erforderlich ist oder die Daten im Auftrag verarbeitet werden.

Die Datenschutzerklärung von PayPal finden Sie unter:

https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full

Vorkasse

Bei der Zahlungsart Vorkasse verarbeiten wir die Daten, die zur Zuordnung Ihrer Zahlung notwendig sind (z. B. Name, Rechnungsnummer). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte findet bei dieser Zahlungsart nicht statt.

Rechnung

Bei der Zahlungsart Rechnung verarbeiten wir die zur Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (z. B. Name, Anschrift, Rechnungsnummer, Zahlungsstatus). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nicht, außer wenn gesetzliche Vorgaben dies verlangen (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).

Bankeinzug (Lastschrift)

Wenn Sie die Zahlungsart Bankeinzug/Lastschrift wählen, verarbeiten wir die zur Abbuchung erforderlichen Daten (z. B. Name, IBAN, ggf. BIC). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Ihre Bankdaten werden ausschließlich zur Durchführung des Zahlungsauftrags verwendet und nicht an Dritte weitergegeben, außer an die beteiligten Kreditinstitute, die zur Zahlungsabwicklung erforderlich sind.

f) Kontaktmöglichkeiten über unsere Internetseiten (Kontaktformular)

Unsere Internetseiten bieten Ihnen die Möglichkeit, über ein Kontaktformular oder per E‑Mail mit uns in Verbindung zu treten. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten (z. B. Name, E‑Mail‑Adresse, Nachrichtentext), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen zu kommunizieren.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation).

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für geschäftliche Korrespondenz bleiben unberührt.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer wenn dies zur technischen Bereitstellung des Kontaktformulars erforderlich ist (z. B. Hosting‑Dienstleister).

Bitte geben Sie im Freitextfeld keine sensiblen Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Bankdaten oder besondere Kategorien personenbezogener Daten) ein.

g) Links zu externen Websites

Unsere Internetseiten enthalten Links zu Websites von Drittanbietern. Für die Inhalte und die dortige Verarbeitung personenbezogener Daten sind ausschließlich die jeweiligen Betreiber verantwortlich. Unsere Datenschutzerklärung gilt nur für unsere eigenen Internetseiten.

Bitte prüfen Sie die Datenschutzbestimmungen der verlinkten Websites, bevor Sie personenbezogene Daten dort eingeben oder deren Dienste nutzen.

3.  Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß den Vorgaben der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO):

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO   für die Durchführung von Verträgen, Bestellungen, Supportanfragen und vorvertraglichen Maßnahmen.

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO   zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels‑ und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO   zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, insbesondere an einer sicheren Bereitstellung unserer Website, der technischen Administration, der Abwehr von Angriffen sowie einer effizienten Kundenkommunikation.

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO   wenn Sie uns eine Einwilligung erteilen, z. B. über unseren Cookie‑Banner zur Nutzung von Analyse‑Cookies (Google Analytics 4).

4. Kategorien von Empfängern

Wir geben personenbezogene Daten nur an Empfänger weiter, soweit dies zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten erforderlich ist oder wir hierfür Auftragsverarbeiter einsetzen. Empfänger können insbesondere folgende Kategorien umfassen:

• Zahlungsdienstleister (z. B. PayPal) zur Abwicklung von Zahlungen

• Hosting‑ und IT‑Dienstleister für den Betrieb unserer Website, unseres Shops und unseres Support‑/Ticketsystems

• Liefer‑ und Versanddienstleister für die Auslieferung bestellter Hardware oder Produkte

• Support‑ und Wartungsdienstleister für technische Unterstützung, Fernwartung und Systempflege

• Inkassodienstleister, sofern dies zur Durchsetzung berechtigter Forderungen erforderlich ist

Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen, die die Sicherheit und den Schutz Ihrer Daten gewährleisten.

5. Datenübermittlung in Drittländer

Grundsätzlich verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Unsere internetbasierte Infrastruktur (Website, Shop, Support‑/Ticketsystem und Fernwartung) wird vollständig auf Servern in Deutschland betrieben.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (Drittländer) findet ausschließlich im Zusammenhang mit der Nutzung von Google Analytics 4 statt und nur dann, wenn Sie uns hierfür über den Cookie‑Banner eine Einwilligung erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Google LLC (USA) kann im Rahmen von Google Analytics 4 Daten in die USA übertragen. Google stützt diese Übermittlung auf die EU‑Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission, die ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten sollen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

6. Dauer der Speicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Vertrags‑ und Bestelldaten   werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und anschließend gemäß handels‑ und steuerrechtlichen Vorgaben 10 Jahre aufbewahrt.

• Support‑ und Ticketsystem‑Daten   werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist. Geschäftliche Korrespondenz kann aufgrund gesetzlicher Vorgaben ebenfalls bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.

• Kontaktformular‑Daten   werden nach Abschluss der Kommunikation gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Log‑Daten (Server‑Logfiles)   werden aus Sicherheitsgründen maximal 7 Tage gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

• Google Analytics 4   speichert Nutzungsdaten je nach Einstellung zwischen 2 und 14 Monaten. Die Speicherung erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung über den Cookie‑Banner.

Sobald die jeweiligen Speicherfristen abgelaufen sind oder der Zweck der Verarbeitung entfällt, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

7. Ihre Rechte

Sie haben nach der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) folgende Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft   Sie können Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.

• Berichtigung   Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

• Löschung   Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten nicht mehr benötigt werden.

• Einschränkung der Verarbeitung   Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn z. B. die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.

• Datenübertragbarkeit   Sie können die von uns verarbeiteten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

• Widerspruch   Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht. Der Widerspruch gegen Direktwerbung wirkt sofort.

• Widerruf von Einwilligungen   Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

• Beschwerderecht   Sie können sich bei einer Datenschutz‑Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt.

Wir bearbeiten Ihre Anfragen innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat. Zur Prüfung Ihrer Identität können wir zusätzliche Informationen anfordern, um sicherzustellen, dass keine Daten an Unbefugte herausgegeben werden.

8. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung der  personenbezogenen Daten; Erforderlichkeit für den Vertragsabschluss;  Verpflichtung der betroffenen Person, die personenbezogenen Daten  bereitzustellen; mögliche Folgen der Nichtbereitstellung

Für bestimmte Verarbeitungsvorgänge ist die Bereitstellung personenbezogener Daten erforderlich. Dies betrifft insbesondere Daten, die wir zur Durchführung eines Vertrags oder zur Bearbeitung einer Bestellung benötigen (z. B. Name, Adresse, Zahlungsinformationen). Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht abschließen oder die gewünschten Leistungen nicht erbringen.

Auch gesetzliche Vorgaben, insbesondere handels‑ und steuerrechtliche Bestimmungen, können eine Verarbeitung bestimmter Daten verpflichtend machen.

Für freiwillige Angaben besteht keine Verpflichtung. Wenn Sie uns bestimmte Daten nicht bereitstellen, kann dies jedoch dazu führen, dass wir Ihr Anliegen nicht bearbeiten oder bestimmte Leistungen nicht erbringen können (z. B. fehlende Kontaktinformationen bei Supportanfragen).

9. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet bei uns nicht statt.